Dokončení kancelářského roku v personálním oddělení: tvorba a evidence případů |

Formování případů je seskupování vyřízených dokumentů do případů v souladu s nomenklaturou případů organizace.

Všechny dokumenty vznikající v průběhu činnosti organizace (příchozí, odchozí a interní) se formují do spisů. Spisy se v organizaci obvykle zakládají na začátku každého kancelářského roku (od 1. ledna). Jsou to běžné složky – kroužkové pořadače. Dokumenty se do nich zařazují tak, jak vznikají (přicházejí) a vyřizují.

Spisy organizací podléhají registraci při jejich založení a po ukončení úředního roku. Registraci spisů provádějí zaměstnanci strukturálních jednotek, ve kterých jsou zřízeny.

Částečné a úplné zpracování případů

V závislosti na době uložení se provádí úplné nebo částečné zpracování případů.

Všechny případy podléhají částečné registraci při jejich zahájení v kanceláři a případy trvalého a dočasného (nad 10 let) uložení podléhají úplné registraci po jejich dokončení v kanceláři.

Registrace případů by měla být provedena v roce následujícím po roce správy případů. Například případy vytvořené v roce 2010 by měly být registrovány v průběhu roku 2011.

Postup pro vyřizování případů je stanoven v kapitole 13 Pokynů pro kancelářskou práci ve státních orgánech a organizacích Běloruské republiky, schválených usnesením Ministerstva spravedlnosti Běloruské republiky ze dne 19.01.2009 č. 4 (dále jen „Pokyny pro kancelářskou práci“), a v § 5 Základních pravidel pro provoz archivů ústředních a místních státních orgánů a správ, institucí, organizací a podniků Běloruské republiky, schválených rozhodnutím kolegia Státního výboru pro archivy a kancelářskou práci Běloruské republiky ze dne 30.04.1997 č. 5 (dále jen „Základní pravidla pro provoz archivů“).

Případy dočasného (do 10 let včetně) uložení po dokončení kancelářské práce zůstávají částečně vyřízeny: dokumenty jsou uloženy v pořadačích, listy nejsou číslovány, dokumenty ve věci nejsou resystematizovány, interní inventáře a certifikační nápisy nejsou sestavovány (článek 189 Pokynů pro kancelářskou práci).

Pokud jsou dokumenty předávány k uložení do archivu, musí být kompletně vyplněny, což stanoví (bod 184 pokynů pro kancelářské práce):

– podání nebo svázání případu;
– číslování listů ve spisu;
– vypracování interního inventáře dokumentů k případu;
– vyhotovení certifikačního listu případu;
– registrace a vyjasnění podrobností o obalu případu;
– systematizace dokumentů k případu.

Základní pravidla pro formování případů

Při formování případu musí personalista dodržovat řadu pravidel. Pojďme se na ně podívat.

Pravidlo 1. Do souboru by měly být vkládány pouze provedené dokumenty. Neprovedené dokumenty jsou uloženy v pracovní složce vykonavatele.

Do případu by měly být vkládány pouze ty dokumenty, jejichž obsah odpovídá názvu případu podle nomenklatury.

Pravidlo 2. Přílohy by měly být zařazovány do souborů společně s hlavními dokumenty, ke kterým se vztahují. Pokud je objem příloh velký, lze je seskupit do samostatných svazků.

Pravidlo 3. Dokumenty trvalého a dočasného uložení musí být seskupeny do souborů odděleně. Například následující musí být zařazeny do různých souborů:

– příkazy týkající se personálu s dobou uchovávání 75 let, týkající se personálu s dobou uchovávání 3 roky;
– roční, čtvrtletní a měsíční zprávy o personálu;
– první kopie rozkazů o personálu a kopie rozkazů o personálu atd.

Pravidlo 4. Soubor musí sdružovat dokumenty z jednoho kalendářního roku, s výjimkou přenesených a osobních spisů.

Pravidlo 5. Soubor by neměl obsahovat dokumenty, které je třeba vrátit, dodatečné kopie ani koncepty.

Pravidlo 6. Soubor nesmí obsahovat více než 250 listů (3–4 cm). Pokud počet listů ve spisu tento počet překročí, je rozdělen do svazků.

Dokumenty v rámci případu jsou uspořádány chronologicky (vzestupně podle data) nebo podle otázek (dokumenty týkající se řešení jednoho problému jsou seskupeny v rámci případu) a v jejich kombinaci.

Vytvoření případu v závislosti na typu dokumentu

Formování určitých typů dokumentů do případů má svá vlastní specifika.

Administrativní dokumenty jsou seskupeny do spisů podle typu a chronologie spolu s příslušnými přílohami. Rozkazy o personálu jsou formovány do samostatných spisů v závislosti na době jejich uložení.

Zápisy (například ze zasedání kvalifikační komise, certifikační komise atd.) se řadí chronologicky podle čísla, zpravidla spolu s dokumenty, na jejichž základě byly vypracovány (programy, zprávy, návrhy rozhodnutí atd.). V případě velkého objemu těchto dokumentů se seskupují do samostatného souboru a systematizují podle čísla zápisu ze zasedání.

Osobní účty Dělníci a zaměstnanci jsou zařazováni do samostatných souborů podle mezd v průběhu roku a jsou seřazeni abecedně podle příjmení.

Doporučujeme, aby ve velkých organizacích s velkým počtem zaměstnanců a strukturálních oddělení byly osobní účty do jednoho roku formovány do spisů podle strukturálních oddělení a v rámci nich – v abecedním pořadí podle příjmení.

Korespondenční případy jsou uspořádány v logicko-chronologickém pořadí.

TOTO JE DŮLEŽITÉ! Je zakázáno formovat korespondenci do 2 souborů podle principu „Příchozí dokumenty“ – „Odchozí dokumenty“.

Pokud se v průběhu roku objeví nová skupina dokumentů k jakékoli otázce a odpovídající případ není v nomenklatuře případů uveden, pak se bez ohledu na dobu výskytu dokumentů otevře nový případ a do nomenklatury případů se provede odpovídající doplnění.

Navrhneme kryt pouzdra

Při otevírání pouzder musí být jejich kryty správně navrženy. Částečné provedení krytu při jeho otevírání v kancelářských podmínkách zahrnuje návrh detailů krytu pouzdra v souladu s nomenklaturou pouzder (bod 182 Pokynů pro kancelářské práce).

Na obálce pouzdra je uvedeno:

– název nadřízené organizace (celý název v nominativu v souladu s resortní podřízeností; pokud má nadřízená organizace oficiálně přijatý zkrácený název, uvádí se za celým názvem);
– název organizace (celý název v nominativu dle charty (předpisů) organizace; pokud má organizace oficiálně přijatý zkrácený název, uvádí se za celým názvem);
– název strukturálního členění (celý název v nominativu v souladu s předpisy o strukturálním členění);
– rejstřík případů podle nomenklatury případů (v souladu se schválenou nomenklaturou; skládá se z rejstříku sekce nomenklatury (obvykle strukturálního členění) a pořadového čísla případu v rámci této sekce);
– název případu (v souladu se schválenou nomenklaturou případů);
– rok, ve kterém bylo řízení zahájeno;
– doba uložení případu (v souladu s aktuálními seznamy dokumentů s uvedením doby uložení).

V průběhu roku, v průběhu řízení, může být číslo svazku dodatečně umístěno na obálce (pokud počet listů dokumentů obsažených ve věci přesahuje 250 a věc je rozdělena na svazky). Číslo svazku se uvádí arabskými číslicemi.

Dokumenty s trvalou a dlouhodobou lhůtou uložení jsou připraveny a předány k předání do archivu organizace.

V procesu přípravy souborů k přenosu do archivu jsou jejich obaly kompletně navrženy.

Názvy případů zobrazené na obálkách musí být ověřeny s názvy případů uvedenými v nomenklatuře.

Kdy se provádějí upřesnění nápisu na obálce?

V případě potřeby se upřesní nápisy na obálce:

– pokud se v průběhu úředního roku změnil název instituce, její strukturální jednotky nebo vyšší organizace, nebo pokud byla věc postoupena k doplnění jiné instituci (strukturální jednotce), uvede se na obálce nový název a starý název se uvede v závorkách;
– v záhlaví se uvádějí čísla spisů obsahujících úřední dokumenty (příkazy, protokoly, usnesení), pokud jsou tyto spisy rozděleny do svazků.

Pravidla pro stanovení data projednání případu

Na obálce je uvedeno datum založení a ukončení případu. Ve případu obsahujícím dokumenty za dřívější roky, než je rok jeho založení, se pod datem uvede: „Existují dokumenty za ____ let.“

Data plánů, zpráv, rozvrhů personálního obsazení a souborů obsahujících jeden dokument se odrážejí v názvech souborů (například „Zpráva o složení a pohybu personálu v podniku za rok 2011“).

Na obálkách případů sestávajících z několika svazků (částí) a obsahujících dokumenty různého data (příkazy, protokoly, osvědčení, informace, korespondence atd.) jsou uvedena extrémní data dokumentů ve věci.

Počáteční datum na obálce bude datum nejstaršího dokumentu, koncové datum bude datum nejnovějšího dokumentu (datum příloh se nebere v úvahu). Při návrhu obálek osobních spisů jsou krajními daty data podpisu příkazů o přijímání a propouštění zaměstnanců. Kalendářní datum se navrhuje digitálně (například 21.10.2011).

Pak je na obálce spisu uveden počet listů ve spisu. Je vyznačen na obálce z ověřovacího listu spisu, jehož pravidla pro sestavení byla popsána výše.

Níže na obálce je uvedena doba uložení spisu, který je převeden ze seznamu spisů organizace.

Vzorový obal případu, navržený během procesu přípravy případu k předání do archivu, naleznete v části „Užitečná dokumentace“ na straně 23 časopisu.

Všechny nápisy na obálkách spisů, které mají být převedeny do archivu, se provádějí zřetelně světlovzdorným inkoustem, tušem nebo kuličkovým perem.

Co je to archivní kód případu?

Při návrhu obálky pouzdra musí být v levém dolním a pravém horním rohu dodatečně uveden archivní kód pouzdra, který zahrnuje:

– číslo fondu (pouze v organizacích zařazených do seznamů zdrojů pro akvizici státních archivů – přiděleno příslušným archivem);
– inventární číslo;
– číslo případu dle inventáře.

Archivní kód je přiřazen souborům v archivu organizace po sestavení inventářů souborů strukturálních oddělení a konsolidovaných inventářů souborů s trvalou a dočasnou (nad 10 let) dobou uložení a personálními pracovníky.

Soubory trvalého, dočasného (nad 10 let) uložení a osobních údajů jsou sešity do tvrdého kartonového obalu se 4 otvory nebo svázány s ohledem na možnost volného čtení textu všech dokumentů, dat, víz a usnesení na nich. Kovové spojovací prvky (třísky, kancelářské sponky, špendlíky atd.) musí být ze souborů odstraněny.

Listy ve spisu jsou číslovány arabskými číslicemi v hrubém číslování v pravém horním rohu, bez dotyku textu, černou grafitovou tužkou. Listy spisů sestávající z několika svazků nebo částí jsou číslovány pro každý svazek nebo část zvlášť.

Interní inventář

Pokud název plně nevypovídá o obsahu dokumentů, pak se spis skládá z dokumentů uspořádaných podle druhů a druhů, doporučujeme umístit na začátek spisu interní inventář, který by měl uvést všechny dokumenty s rejstříky, stručným obsahem, daty a listy spisu. Interní inventáře se sestavují například pro spisy s příkazy (trvalé a 75leté doby uložení), protokoly, osobní spisy. Inventář ověřuje (podepisuje) jeho zpracovatel.

Ukázku interního inventáře pro spis s personálními příkazy naleznete v části „Užitečná dokumentace“ na straně 23 deníku.

Na konci případu se na samostatném listu vyhotoví certifikační list, ve kterém musí být uveden počet očíslovaných listů čísly a slovy, musí být uvedeny znaky a chyby číslování (chybějící a písmenná čísla) a fyzický stav dokumentů případu.

Pokud došlo při číslování listů k chybám, jsou v certifikačním nápisu uvedena písmena a chybějící čísla. To pomůže vyhnout se přečíslování listů a ušetří spoustu času. Pokud se například mezi listy s čísly „14“ a „15“ nachází další list, očísluje se jako list „14a“. Chyba by se měla opravit stejným způsobem, pokud byly během číslování označeny 2 listy pod stejným číslem.

Listy interního inventáře jsou číslovány samostatně, proto je jejich číslo v ověřovacím nápisu uvedeno za celkovým počtem listů případu pomocí znaménka „+“ (plus).

Certifikační nápis je jasně podepsán zaměstnancem, který jej vyhotovil, s uvedením pozice a data zápisu. Při přečíslování listů se vyhotoví nový certifikační nápis a starý se přeškrtne.

Po propuštění zaměstnance musí být jeho osobní spis převeden do archivu. To se provádí nejdříve rok a nejpozději tři roky po ukončení pracovní smlouvy obecně, nebo 10 let u státních a obecních zaměstnanců. V tomto článku hovoříme o postupu pro předkládání osobních spisů do archivu – příprava složek nebo elektronických souborů, provedení inventáře.

Požadavky na archivní ukládání osobních spisů

Osobní spis obsahuje osobní dokumenty, které se vztahují ke konkrétnímu zaměstnanci. Složka se zakládá při nástupu zaměstnance do zaměstnání a uzavírá se po jeho odchodu.

Osobní spis zaměstnance vede personální oddělení. Dokumenty uchovává, dokud zaměstnanec nedá výpověď. Po ukončení pracovní smlouvy musí být složka převedena do archivu.

Doby uchovávání osobních spisů v archivu:

• 75 let, pokud zaměstnanec podal výpověď před 1. lednem 2003;
• 50 let obecně.

Doby se počítají od 1. ledna roku následujícího po roce propuštění zaměstnance.

Dávejte pozor! Existují situace, kdy zaměstnanec dá výpověď a jeho osobní spis je převeden do archivu. Po určité době je občan znovu přijat do stejné společnosti. Personalista musí otevřít nový osobní spis. Starý spis zůstane v archivu.

Uložení osobního spisu

Připravit se na předložení osobních spisů do archivu v souladu s oddílem VI Pravidel, schválených nařízením Rosarchivu ze dne 31.07.2023. července XNUMX № 77 (dále jen Pravidla č. 77). Platí od 17. září 2023.

Základní požadavky pro uložení osobního spisu:

1. Neslučujte několik osobních souborů do jednoho. Dokumenty v nich obsahují osobní údaje a další informace s omezeným využitím. Při slučování je porušen princip práce s důvěrnými informacemi.
2. Všechny dokumenty ve svém osobním spisu ukládejte chronologicky. První je ověřená kopie příkazu k zaměstnání, pokud byl vydán, a poslední je kopie příkazu k propuštění.
3. V souboru by měla být jedna kopie jednoho dokumentu. Odstraňte všechny nepotřebné kopie a duplikáty.
4. Dodatky, seznamovací listy, víza a usnesení k dokumentu jsou jeho nedílnou součástí. Uložte je společně.
5. Do spisu nevkládejte návrhy ani osobní dokumenty zaměstnance, které mají být vráceny.

Před odevzdáním osobních spisů do archivu odstraňte z papírového spisu všechny kancelářské sponky, sešívačky, plastové vložky a samolepky. Pokud jsou nějaké dokumenty předkládány na samostatných médiích (diskety, disky, flash disky), zajistěte jejich předání do archivu v souladu s oddíly X a XII Pravidel č. 77.

Dokumenty sešijte do pevné složky pomocí čtyř otvorů. Ujistěte se, že všechna usnesení a text zůstanou čitelné. Jedna složka nesmí obsahovat více než 250 listů s šířkou hřbetu maximálně 4 cm. Pokud je dokumentů více, uspořádejte je do několika svazků (částí).

Nezapomeňte očíslovat všechny listy v hrubém pořadí. Informace o tom, jak to správně provést, naleznete v odstavci 52 pravidel č. 77.

Vytvořte certifikační list osobního spisu. Je nutný k zaznamenání všech změn ve složce, ke kterým dojde během archivního uložení. Jeho vzor je uveden v příloze 4 k Pravidlům č. 77. Certifikační list podepisuje jeho autor.

Připravte interní inventář dokumentů ve věci. Je potřebný pro řádné účetnictví. Jeho vzor viz příloha 5 k Pravidlům č. 77. V certifikačním listu uveďte počet listů ve interním inventáři.

Dávejte pozor! Nečíslujte certifikační list a interní inventář společně s listy ve spisu. Jsou připraveny odděleně.

Vyplnění obálky osobního spisu

Formát obálky je uveden v dodatku 6 k pravidlům č. 77.

Stáhněte si formuláře dokumentů pro práci (certifikační list, interní inventář, obal na kufr) zde.

Na obálce prosím uveďte:

• úplný a zkrácený název organizace a její přímá podřízenost (pokud existuje);
• název konstrukční jednotky;
• index případů podle nomenklatura případů;
• číslo svazku (dílu);
• název případu (svazek, část);
• extrémní data případu (objem, část);
• počet listů v souboru (svazku, části);
• doba uložení případu;
• archivní kód případu.

Pokud z nějakého důvodu není možné navrhnout obálku, vyrobte titulní stránku. Přišijte ji nebo přilepte k dokumentům ve věci hned od začátku. Obsah titulní stránky by měl být podobný obálce.

Název organizace a strukturálního oddělení by měl být uveden v nominativu. Zkrácený název napište v závorkách za celým jménem.

Název souboru musí odpovídat jeho skutečnému obsahu. U osobních souborů se jedná o celé jméno zaměstnance. Například Ivanov Nikolaj Trofimovič.

Poslední data osobního spisu jsou data podpisu příkazů o přijetí a propuštění zaměstnance, pro kterého je spis otevřen. Uveďte je ve formátu „datum arabskými číslicemi, měsíc slovy, rok arabskými číslicemi“. Například 21. září 2023.

Zadejte počet listů na obálce z certifikačního listu. Nastavte dobu uložení na 50 nebo 75 let v závislosti na datu propuštění zaměstnance.

Archivní kód případu zadává archivář poté, co vedoucí nebo pověřená osoba schválí inventář případů.

Dávejte pozor! Pokud je datum určeno přibližně z obsahu dokumentů v osobním spisu, uveďte jej do hranatých závorek.

Předložení elektronického osobního spisu do archivu

Digitální dokumenty mají stejnou dobu uchovávání jako papírové. To znamená, že osobní spisy v elektronické podobě je také nutné uchovávat 50 nebo 75 let. Platí však svá vlastní pravidla.

Digitální dokumenty jsou uloženy v SHED — systém elektronického ukládání dokumentů Může být integrován do EDI programu společnosti nebo umístěn samostatně. Soukromá organizace má také právo organizovat vlastní EDI nebo jej outsourcovat.

Aby bylo možné převést elektronické osobní soubory do elektronického datového systému, musí být všechny dokumenty v nich uvedeny do jednotného formátu v souladu s odstavcem 141 pravidel č. 77:

1. Soubor hlavní části elektronického dokumentu ve formátu PDF/A.
2. Soubory aplikace, pokud existují, v textovém, tabulkovém, grafickém nebo zvukovém formátu.
3. Soubory s elektronickým podpisem.
4. Metadata. Jedná se o registrační a účetní informace o dokumentu, jako je datum a číslo; výsledek kontroly elektronického podpisu; velikost souboru v bajtech atd.

Existují smíšené osobní spisy. Jsou to ty, které obsahují papírové i elektronické dokumenty. Připomeňme, že všechny originály musí být uloženy ve formátu, ve kterém byly vytvořeny nebo přijaty organizací.

V případě elektronického osobního spisu musí být všechny papírové dokumenty digitalizovány. Bude se jednat o elektronickou kopii, jejíž formátové požadavky jsou uvedeny v odstavci 160 pravidel č. 77.

Přečtěte si články k tématu na webu