Přehled a srovnání řešení pro elektronické archivy v roce 2025

Posílám několika lidem (včetně těch, kteří žijí v zahraničí – řekněme v USA) fotografie tak, že je ukládám do archivu. Zahraniční příjemci si stěžují, že při zadávání archivu jako složky jsou ruské názvy souborů (a ruský text v souboru txt) zkreslené. Rád bych věděl, jak tuto situaci opravit. Předpokládám, že je nutné upravit americký Windows.

Například vyfotím kočku a psa. Fotku kočky pojmenuji „Kočka (2345).jpg“ a fotografii psa pojmenuji „Pes (2346).jpg“.

Pomocí Průzkumníka odešlu oba obrázky do komprimované ZIP složky; výsledný archiv pojmenuji „Animals.zip“.

Archiv posílám svým korespondentům e-mailem.

Korespondenti žijící jak v Rusku (používající ruské Windows), tak v USA (používající americké verze Windows, myslím 7 a 8), kteří používají svůj obvyklý poštovní systém, mohou archiv snadno oddělit od zprávy (umístit ho do nějaké složky v souborovém systému).

Korespondenti s ruskými Windows vstoupí do archivu, který jsem jim poslal, v Průzkumníku jako do složky a vidí soubory s názvy „Kočka (2345).jpg“ a „Pes (2346).jpg“. Tyto soubory se bez problémů otevřou dvojitým kliknutím.

Jeden z korespondentů s americkými Windows nemohl v programu Průzkumník Windows vstoupit do mého archivu „Animals.zip“; poté, co archiv přejmenoval na „Animals.zip“ nebo „1.zip“, do něj vstoupil; ostatní korespondenti s americkými Windows do archivu „Animals.zip“ vstoupili okamžitě.

Všichni korespondenti s americkými Windows viděli v archivu soubory s názvy jako “!”;%: (2345).jpg” a “!”;%:? (2346).jpg” (ruská písmena byla nahrazena speciálními symboly nebo latinskými písmeny), ale tyto soubory se po dvojitém kliknutí správně otevřely.

Abych pomohl korespondentům s anglickými Windows obnovit názvy souborů, které jsem vymyslel, poslal jsem jim archiv znovu a přiložil třetí soubor (list.txt) obsahující dva řádky:

Soubor list.txt byl otevřen v programu Poznámkový blok, ale text v něm vypadal nějak takto:

(Ruská písmena byla nahrazena speciálními symboly nebo latinskými písmeny).

Domovská stránka systému Windows | Ostatní | Soubory, složky a úložiště
Otázky: 40 XNUMX
Přihlaste se k odběru

Uzamčená otázka: Tato otázka byla přesunuta z komunity podpory Microsoftu. Můžete hlasovat o její užitečnosti, ale nemůžete přidávat komentáře, sledovat tuto otázku ani na ni odpovídat. Z důvodu ochrany soukromí byly uživatelské profily migrovaných otázek anonymizovány.

Komentáře: 0 Žádné komentáře Nahlásit problém
Mám stejnou otázku Mám stejnou otázku 20 hlasů:
Přijatá odpověď
2015-04-22T11:24:30+00:00

Dobrý den. Co jste v principu očekával? Pokud je systém Windows anglický a nemá ruštinu, mohu vám doporučit stáhnout si pro ně jazykové balíčky, které jsou součástí volitelných aktualizací. Jejich dostupnost však závisí na verzi operačního systému. Mohu vám doporučit používat v názvech souborů latinská písmena.

Komentáře: 0 Žádné komentáře Nahlásit problém

Další odpovědi: 3

Seřadit podle: Nejužitečnější
Nejužitečnější Nejnovější Nejstarší
2015-04-22T14:30:04+00:00

Co jste v principu očekával/a? — Vzhledem k tomu, že a) korespondenti s anglickými Windows snadno oddělili archiv s ruským názvem od mé zprávy a viděli ruský název tohoto archivu (jako podsložku) pomocí Průzkumníka Windows a b) Windows považují ZIP archivy za složky, očekával jsem, že korespondent s anglickými Windows při vstupu do archivu „složka“ uvidí v něm soubory s ruskými názvy – přesně tak, jako se normálně zobrazuje ruský název samotného archivu. Pokud je systém Windows v angličtině, pak nemá ruštinu. — S tím je těžké souhlasit. Moji korespondenti čtou poštu v ruštině, sami píší zprávy v ruštině, mohou souborům dávat ruské názvy a dokonce považují ruský název archivu, který jsem odeslal, za normální. Uvnitř archivu však ruské názvy nejsou čitelné. To znamená, že mimo archiv je ruština v anglických Windows docela přítomna, ale uvnitř archivů ruština někde mizí, což způsobuje zklamání. Můžete jim doporučit stažení jazykových balíčků, které jsou součástí volitelných aktualizací. Jejich dostupnost však závisí na verzi jejich operačního systému. — bohužel, nebudou se moci touto radou řídit, protože nejsou počítačoví experti; sám této radě moc nerozumím. Mohl bych to otestovat a dát jim nějakou konkrétnější radu, například „jděte na tu a tu URL, stáhněte si soubor s tím a tím názvem a spusťte ho.“ Doporučuji používat v názvech souborů latinská písmena. — bohužel, tato rada se v tomto případě netýká, protože mnoho ruských příjemců mých fotografií neumí anglicky a nebudou schopni pochopit podstatu názvu fotografie; a američtí korespondenti často také nejsou Američané, ale spíše velmi starší rusky mluvící lidé.

Komentáře: 0 Žádné komentáře Nahlásit problém
2015-04-23T12:40:18+00:00

Dobré odpoledne. Korespondenti s anglickými Windows snadno oddělili archiv s ruským názvem od mé zprávy a pomocí Průzkumníka Windows viděli ruský název tohoto archivu. Předtím jste psal, že v anglických Windows jste musel přejmenovat zip archiv. Závěr je pouze jeden. Máte různé kódování. Různé programy používají různá kódování, zejména v programech, které používají různé jazyky. Při odesílání a přijímání pošty závisí kódování také na poštovním klientovi. Když jsem vám radil psát latinkou, myslel jsem tím psaní ruských slov pomocí latinky, například sobaka, cot, zhivotnie. Tím se vyřeší problém s různým kódováním.

Komentáře: 0 Žádné komentáře Nahlásit problém
2016-03-24T11:18:51+00:00

Je tu problém, který se dá jednoduše vyřešit. Archiv souborů s ruskými názvy by se měl otevřít bezplatným archivátorem 7z. Pak se vše správně rozbalí.

Komentáře: 0 Žádné komentáře Nahlásit problém

Dodatečné zdroje

Vaše možnosti ochrany osobních údajů

• Jasný
• Tma
• Vysoký kontrast

• AI vyloučení odpovědnosti
• Předchozí verze
• Blog
• Účast na revizi
• Soukromí
• Условия использования
• Pravidla chování
• ochranné známky
• © Microsoft 2025

Současná legislativa vyžaduje, aby společnosti řádně uchovávaly dokumenty, které se objevují během pracovního procesu. Vytvoření a vedení papírového archivu nevyvolává žádné otázky, ale pravidla pro organizaci elektronického archivu jsou poměrně nová a mají mnoho nuancí. Podle požadavků zákona a předpisů musí vlastník archivu zajistit bezpečnost dokumentů, ochranu před neoprávněným přístupem, čitelnost a pravidelné přepisování médií. A také je zde zajištění právního významu i pro ty dokumenty, které je třeba uchovávat 50 let a déle.

Kterému systému elektronického ukládání dokumentů (EDS) byste měli v roce 2025 důvěřovat, aby splňoval všechny zákonné požadavky, maximálně zjednodušil práci archivářů a ušetřil na údržbě úložiště? Sestavili jsme přehled populárních archivních systémů, které lze použít k organizaci provozního i dlouhodobého archivu.

Perspektivy rozvoje elektronických archivů v roce 2025

Na státní úrovni se již přijímají opatření pro rozsáhlý přechod na elektronickou správu dokumentů. Nařízení ruské vlády č. „O schválení strategického směru v oblasti digitální transformace veřejné správy“ stanoví, že do roku 2030 musí být všechny dokumenty uchovávány v elektronické podobě. Díky těmto vyhlídkám jsou systémy elektronické správy dokumentů mimořádně populární.

Firmy si uvědomují, že elektronické dokumenty a digitální archivy jsou ziskové. Snižují se náklady na přenos, ukládání, čas na vyhledávání a práci s daty. Někteří klienti chtějí digitalizovat své fyzické archivy již deset let.

Aktivita státu ukazuje dodavatelům směr vývoje a je hnací silou odvětví, stimuluje podřízené organizace k rozšiřování pokrytí uživatelů a digitálních procesů. Systémy, které umožňují jednotné ukládání elektronických kopií papírových dokumentů a digitálních originálů, poskytují maximální efektivitu.

Projekty implementace nového softwaru nikdy nejsou snadné a řešení složitých problémů může chvíli trvat, ale čas je stále k dispozici.

Directum RX “Dlouhodobý archiv”

Ekosystém Directum RX nabízí řešení pro ukládání dokumentů různého účelu a obsahu. Operační systém a digitální archiv podporují celý cyklus elektronické správy dokumentů, od vytvoření až po zničení.

Řešení “Dlouhodobý archiv„je systém pro ukládání elektronických dokumentů (SED), který splňuje Pravidla pro ukládání schválená Vyhláškou Federálního archivního úřadu č. 77 ze dne XNUMX. století, zajišťuje bezpečnost dokumentů po požadovanou dobu a pomáhá úředníkovi a archiváři systematizovat a zaznamenávat dokumenty jako archivní jednotky:“

• formulář a kompletní případy, včetně těch, které se skládají z několika svazků;
• vést hybridní případy v souladu s požadavky Pravidel pro ukládání;
• vytvářet dodací listy pro papírové spisy a elektronické dokumenty pomocí spisové evidence;
• vytvořit knihu záznamů o příjmu a vyřizování případů a dokumentů;
• ukládat a vyhledávat různé archivní dokumenty, včetně personálních dokumentů;
• udržovat archivní fondy;
• vytvářet souhrnné inventáře případů, včetně vytváření ročních oddílů pro souhrnné inventáře;
• stahovat dokumenty jako kontejnery nebo ve formátu PDF/A dle zadaných kritérií;
• vytvořit úkony o přidělení dokumentů ke zničení a jejich následném odstranění.

Pro zachování právní platnosti dokumentů řešení pravidelně kontroluje jejich neměnnost a umisťuje na ně důvěryhodné časové značky (časová razítka). Elektronický podpis je pro dlouhodobé uložení převeden do formátu s archivními časovými razítky.

Toto řešení zajišťuje integritu, neměnnost, reprodukovatelnost a právní význam dokumentů po celou dobu uložení, zjednodušuje rutinní operace úředníka a archiváře a snižuje náklady na archivní uložení. SCHED je integrován s jakoukoli akvizicí.

Directum RX nabízí řadu řešení pro ukládání dokumentů:

Finanční archiv — jednotné strukturované úložiště elektronických a papírových kopií finančních dokumentů, včetně stahování z . Splňuje požadavky pro připojení k daňovému monitoringu pro ukládání informací a sledovatelnost spojení mezi transakcemi a primárními dokumenty, připraveno pro integraci s operátory EDI, známými datovými tržišti a možností implementace vzdáleného přístupu k informačnímu systému. Dokumenty jsou skenovány a automaticky zpracovávány pomocí inteligentních služeb.

Smlouvy — provozní archiv smluvních dokumentů. Návrhy odchozích smluv a dodatečných dohod se vytvářejí pomocí připravených šablon. K dispozici je inteligentní porovnávání verzí a kopií přijatých od protistran, stejně jako posouzení rizik a ověřování protistran.

Kancelářská práce — Directum RX umožňuje rychlé zadávání dokumentů přijatých e-mailem, kurýrem nebo prostřednictvím směnárny. Umělá inteligence vyplňuje karty dokumentů a vytváří propojení mezi dopisy a přílohami.

Elektronická správa dokumentů v oblasti lidských zdrojů — HR Pro ukládá personální příkazy, osobní spisy zaměstnanců, harmonogramy dovolených, personální tabulky a žádosti, automatizuje personální procesy. Řešení zajišťuje dodržování legislativy, podepisování dokumentů pomocí státních elektronických podpisů, dlouhodobé ukládání, zjednodušuje přípravu na audity a práci personálních služeb.

„Etlas“

Nástroj pro organizaci centralizovaného ukládání dokumentů. Lze jej použít jak pro vedení klasických archivních záležitostí, tak i jako prostředek pro automatizaci práce se všemi dokumenty organizace. Program se snadno používá a je kompatibilní s různými operačními systémy, umožňuje pracovat s právně významnými elektronickými digitálními podpisy dle normy GOST R 34.10–2001.

Archiv také obsahuje všechny nástroje potřebné k automatizaci práce s papírovým skladem dokumentů, včetně práce se zásobami, krabicemi a spisy. Umožňuje sledovat počet volných míst ve skladu, rychle najít umístění potřebných spisů ve skladu, kontrolovat termíny výdeje spisů, podporuje identifikaci objektů pomocí čárových kódů.

Služba je k dispozici ve dvou verzích:

• „Základní“ – pro malé a střední podniky s úložnou kapacitou až 1 milion dokumentů;
• „Pokročilé“ – pro velké korporace s databázemi více než 1 milionu dokumentů.

EnDocs

Softwarový produkt je určen pro vedení účetnictví a ukládání účetních dokumentů a finančních informací. Veškerá data jsou bezpečně chráněna a přístup k archivu je poskytován pouze určitému okruhu uživatelů.

EnDocs obsahuje specializované řešení s názvem „Digitální účetnictví“. Automatizuje celý životní cyklus účetních dokumentů: od registrace v kanceláři až po odeslání zpracovaných dokumentů do archivu.

Systém umožňuje nastavit trasy toku dokumentů, určit osoby odpovědné za schvalování a stanovit termíny pro kontrolu. Každý dokument je podepsán kvalifikovaným elektronickým podpisem, což zajišťuje jeho právní sílu. Pohodlný klasifikační systém distribuuje informace podle různých kritérií: projekty, transakce, jména a podrobnosti.

„Logika: Archiv“

Služba od ruského výrobce softwaru je vhodná pro zpracování a ukládání dokumentů pro organizace jakékoli velikosti. Program je navržen pro práci s velkým objemem informací a může obsahovat miliony dokumentů: technické, finanční, personální, naskenované kopie, klientské soubory atd.

Řešení poskytuje strukturované ukládání dokumentů podle různých schémat klasifikace a seskupování dokumentů, podporuje verzování a historii akcí a spravuje propojení mezi soubory.

Je možné nahrávat dokumenty ručně i automaticky z externích archivů.

Pro urychlení zpracování dokumentů a snížení pracnosti archivářů byl vyvinut hromadný a streamovaný vstup dokumentů: dávkové skenování, rozpoznávání atributů a plného textu, ověřování, automatická klasifikace a hromadné načítání dokumentů do systému s odesíláním po trase zpracování.

Použití navržených automatizovaných pracovních stanic s předkonfigurovanými hierarchiemi prezentace a seskupováním dokumentů pro specifické produkční úkoly zefektivňuje procesy. Řízení přístupu založené na , včetně rozlišení přístupových práv k dokumentům a funkcím elektronického archivu, zajišťuje zachování důvěrnosti archivu.

Cloudový zdroj, který je poskytován navíc k externímu úložišti papírových dokumentů. Přístup k informacím je možný z jakéhokoli zařízení a místa. Systém zajišťuje rychlé vyhledávání požadovaného dokumentu, spolehlivě chrání před neoprávněným přístupem, pomáhá snižovat provozní náklady a zjednodušuje každodenní procesy.

Odhad objemu práce a spočítání dokumentů trvá přibližně dva týdny. Poté společnost sama doručí papírový archiv do svých skenovacích center, zadá informace do systému a vytvoří jednotnou databázi pro práci s dokumenty.

Rozpoznávání a indexování dokumentů pro strukturování a další vyhledávací možnosti se provádí jako samostatná služba a je placena zvlášť.

Lokální řešení integrované s různými moduly platformy 1C: Enterprise poskytuje plnou kontrolu nad příchozími a odchozími dokumenty. Umožňuje sledovat polohu papírových médií a v případě více poboček označit oddělení, kde je originál uložen. Program má vestavěný automatický systém označování čárovými kódy, který zjednodušuje zpracování dokumentů.

Společnost nabízí možnost vyžádat si demo video a aktivovat placenou zkušební verzi na jeden měsíc. Podrobnou uživatelskou příručku, systémové požadavky a konfigurace programu naleznete na stránkách vývojáře.

„Archiv lahůdek“

Systém má moduly pro správu archivu a obsahu, evidenci papírových dokumentů a rozpoznávání textu v dokumentech. Integrace se systémy zákazníka se provádí jako samostatný projekt, jehož cena začíná od 60 000 rublů.

Před implementací systému na serveru zákazníka specialisté vytvoří bezplatný demo prototyp programu. Poté následuje kompletní archivační cyklus. Proces se skládá z několika fází.

1. Vyhodnocení typu a objemu dokumentů.
2. Skenování všech potřebných materiálů.
3. Převeďte grafické obrázky do upravitelných formátů pro rychlé vyhledávání klíčových slov.
4. Formátování dokumentů do běžných formátů, jako jsou DOC a PDF.
5. Instalace programu na server zákazníka.
6. Načítání zpracovaných informací do systému.
7. Předání systému zákazníkovi.
8. Školení zaměstnanců pro práci s novým systémem.

Tento přístup umožňuje týmu odborníků prokázat efektivitu a funkčnost systému před jeho plnou implementací, což zajišťuje úspěšnou spolupráci mezi zákazníkem a dodavatelem.

Společnost poskytuje doživotní záruku na všechny typy služeb. Cena se odvíjí od objemu a formátu primárních dokumentů, způsobu uložení, potřeby skenování a digitalizace dokumentů.

„Archivní případ“ EOS

Lokální systém, který provádí celý cyklus automatizované evidence a ukládání papírových i elektronických dokumentů. Program plně splňuje zavedená pravidla kancelářské práce a archiválie. Přístup k systému je přísně omezen a poskytován dle vzorových rolí: „Úředník“, „Archivní pracovník“, „Čtenář“. Jsou implementovány možnosti pro vedení archivu finančních dokumentů a archivního uložení.

Mezi výhody patří vedení několika nezávislých archivů, fulltextové a atributové vyhledávání, proudové skenování, výběr a skartace elektronických dokumentů. Systém implementuje tištěné formuláře v souladu s požadavky Rosarchivu. Softwarový produkt lze integrovat s účetními a dalšími informačními systémy.

Uživatel si může samostatně vytvářet složky, umisťovat do nich případy a dokumenty a poskytovat k nim přístup neomezenému počtu uživatelů.

Na webových stránkách vývojáře si můžete stáhnout podrobnou prezentaci s popisem systému, podívat se na krátká videa demonstrující program a prohlédnout si ceník.

AIS

Komplexní systém pro automatizaci hlavních procesů archivních institucí. Je určen pro akvizici, evidenci, ukládání a vyhledávání archivních dokumentů na žádost archivních pracovníků a uživatelů třetích stran.

Hlavními zákazníky jsou státní a obecní archivy a orgány archivní správy. Složení softwarových modulů se liší v závislosti na funkčních požadavcích:

„Čítárna“ — obsluha uživatelů a automatizace procesů pro zaznamenávání pohybu a bezpečnosti finančních prostředků a příprava zpráv.

“Účtování pro příjem a vyřizování žádostí” — zpracování žádostí a oznámení o jejich stavech, integrace do regionální infrastruktury elektronické správy, příjem uživatelských žádostí prostřednictvím internetu.

“Aktuální vstup” — naplňování systému indexovými informacemi a grafickými obrázky dokumentů specialisty z archivních institucí.

“dokumentace” — generování, úprava a stahování zpráv a statistik o provozu archivu.

„Protokoly EPC“ — automatizovaná správa seznamů podřízených archivních institucí, personálního obsazení s uvedením jejich oborové příslušnosti a archivní instituce přijímající dokumenty organizace k trvalému uložení.

“Správa” — podrobná regulace přístupu k zdrojům, správa a konfigurace uživatelských rolí, konfigurace schvalovacích cest.

Další komponenty a služby — pro informační interakci AIS „Archiv“ s portály pro poskytování veřejných služeb.

Redakční tým bude i nadále sledovat vývoj situace na trhu a připravovat relevantní materiály k digitalizaci. V případě jakýchkoli dotazů pište na editor@ru.