Co je to pohotovostní plán a kde ho mohu získat?

Pohotovostní plán je alternativní plán, který se používá, když se možné předvídatelné riziko stane skutečností. Představuje preventivní opatření určená ke snížení nebo zmírnění negativního dopadu rizika.

Stejně jako všechny plány, i krizový plán odpovídá na otázky, co, kde, kdy a v jakém rozsahu se stane panika, vedoucí k závažným chybám v řízení a využití prvního východiska z krize, které nás napadlo. Tento typ rozhodování poté, co již došlo k riziku, může být nebezpečný a nákladný. Pohotovostní plánování vyhodnocuje alternativní opatření pro možná předvídatelná rizika dříve, než nastanou, a vybere nejlepší plán ze všech zvažovaných. Takové včasné nouzové plánování usnadňuje hladký přechod na alternativní opatření k řešení krize. Pohotovostní plán může výrazně zlepšit šance projektu na úspěch.

Podmínky pro aktivaci krizového plánu je třeba pečlivě zvážit a zdokumentovat. Plán musí obsahovat odhad nákladů a určit zdroj financování. Všechny zúčastněné strany jej musí schválit a mít pravomoc zavázat se k takovým závazkům. A protože implementace takového plánu narušuje proces pracovního toku, všechny takové plány by měly být sděleny členům týmu, aby se minimalizovalo jejich překvapení a neochota je následovat.

Příklad. High-tech počítačová společnost má v úmyslu vyrobit zcela nový produkt do určitého data ve velmi krátké době.

Všechny 4? projektové týmy se shodují, že je nepřijatelné nedodržovat termíny. Oba jejich pohotovostní plány pro velké dodavatele komponent ukazují, jak vážně berou řízení rizik. Jeden dodavatelský závod se nachází v San Andreas Folt. Pohotovostní plán počítá s alternativním dodavatelem (jehož

produkty jsou neustále modernizovány), což vytváří přesnou kopii komponent v jiném podniku. Další dodavatel působící v kanadském Torontu může představovat riziko pro termín dokončení, protože hrozí nebezpečí termínů dodání kvůli možnému špatnému počasí. V tomto případě nouzový plán počítá s letadlem (vždy v pohotovosti), pokud pozemní přeprava povede ke zmeškání termínu.

Vnějšímu pozorovateli se mohou všechny tyto plány zdát přehnané, ale v technologickém průmyslu, kde je čas uvedení na trh hlavním faktorem, jsou taková rizika brána vážně.

Matice odezvy na riziko, z nichž jedna je znázorněna na Obr. 5- jsou užitečné pro shrnutí toho, jak projektové týmy plánují řídit identifikovaná rizika. K demonstraci takové matice se opět používá projekt Windows-Office 2000 (viz obrázek 5-2). V první fázi se musíte rozhodnout, co udělat – snížit, sdílet, přesměrovat nebo přijmout riziko. Tým se rozhodl snížit pravděpodobnost zablokování systému experimentováním se vzorovým systémem. Toto experimentování umožňuje nejen identifikovat a opravit nedostatky převodu před skutečnou montáží, ale také poskytuje informace užitečné pro stimulaci zájmu koncových uživatelů o systém. Projektový tým má možnost identifikovat a zdokumentovat rozdíly mezi starým a novým systémem, které využije při školení uživatelů. Riziko selhání hardwaru je odvráceno výběrem spolehlivého poskytovatele softwaru.

Dalším krokem je vypracování krizových plánů.

Pokud je například systém po instalaci uzamčen, příkaz se nejprve pokusí program nahradit. Pokud uživatel zůstane nespokojený, oddělení informačních systémů přidělí další pracovníky, kteří mu pomohou. Pokud se týmu nepodaří získat spolehlivé vybavení od hlavního dodavatele, objednám vybavení jiné značky od jiného dodavatele. Nakonec tým bude muset prodiskutovat a dospět k závěru o tom, co je „impulzem“ pro realizaci krizového plánu. V případě zablokování systému jde o nemožnost odemknout systém do jedné hodiny a v případě odmítnutí uživatele jde o vzteklý výkřik shora.

Neplánovaná rizika – situace ano/ne

Někdy dochází k neplánovaným rizikům ve střední fázi vývoje projektu. Vzhledem k tomu, že neexistuje krizový plán, musí být vytvořen rychle. Například se může stát, že když je továrna na výrobu počítačových čipů postavena napůl, je vydán soudní příkaz k zamezení další výstavby kvůli soudnímu sporu o poškození životního prostředí. Vypracování krizového plánu vyžaduje rozhodnutí ano (pokračovat)/ne (zastavit) a celý další tým účastníků – biologové, hydrologové, právníci atd.

Nový krizový plán by v našem případě vyžadoval rozsáhlou analýzu škod a pokračování výstavby s významnými změnami v designu a nákladech. To znamená, že rizika vyplývající z externích zdrojů projektu obvykle vedou k závažnějším důsledkům než rizika interní. Pohotovostní plány často vyžadují účast nových členů týmu. Tito pracovníci, i když jsou nezbytní, nemusí být obeznámeni s organizací projektu a mají cíle, které jsou v rozporu s cíli projektu, což vytváří další problém.

K zajištění toho, aby bylo dosaženo cílů projektu, jsou vypracovány krizové plány. Obvykle berou v úvahu pořadí prací, náklady a technická rizika. Některá hlediska pro vypracování pohotovostních plánů budou diskutována níže. Některé z nich jsou varováním pro manažery, kteří ve své práci často chybují. Je zřejmé, že každý projekt je jiný, takže projektoví manažeři se musí řídit pouze úvahami, které se projektu přímo týkají (viz případová studie).

PŘÍPADOVÁ STUDIE – Řízení rizik na špičce světa

Strhující kniha Jona Krakauera To Nowhere o tragickém pokusu o výstup na Everest, při kterém zemřelo šest horolezců, je důkazem rizik spojených s lezením v extrémních podmínkách. 13 dní po této tragédii David Breshears úspěšně dovedl filmový štáb na vrchol. Jejich natáčení je k vidění ve vzrušujícím filmu “Everest”.

Zprávy o expedicích na vrchol světa poskytují příležitost pochopit, jaká jsou rizika projektového řízení. Za prvé, většina horolezců musí strávit více než tři týdny fyzickou přípravou na život ve vysokých nadmořských výškách. Služby místních šerpských průvodců jsou široce využívány k doručování zásob a vybavení a k vybudování čtyř základních táborů používaných během závěrečných fází výstupu.

Ke snížení následků hypoxie, závratí a dezorientace v důsledku nedostatku kyslíku používá většina horolezců v poslední fázi výstupu kyslíkové masky. Pokud expedice není v dané sezóně první, tak naštěstí předchozí výpravy už stezku vydláždily a vybavily lany. Vedoucí expedice jsou neustále informováni o nejnovějších předpovědích počasí umožňujících výstup. A nakonec, pro připojištění, se před výstupem většina horolezců účastní se Šerpy speciálního rituálu s žádostí o pomoc bohů.

Ale všechno toto úsilí není nic ve srovnání s obrovským fyzickým a nervovým stresem spojeným s výstupem ze čtvrtého tábora na vrchol. Horolezci nazývají tento úsek cesty „zónou smrti“, protože ve výšce více než 26 18 stop tělo začne rychle selhávat, navzdory dodatečnému kyslíku. Za dobrých povětrnostních podmínek trvá výstup na vrchol a sestup do čtvrtého základního tábora minimálně 1 hodin. Horolezci zahajují výstup v XNUMX:XNUMX, aby se vrátili dříve, než nastane tma a než budou promarněny poslední zbytky sil.

Nejnebezpečnější pro horolezce není výstup na vrchol, ale sestup do základního tábora, při kterém zemře každý pátý člověk, který dosáhne vrcholu. Nejdůležitější je udělat si plán pro případ extrémně náročného výstupu nebo nečekaných povětrnostních podmínek. Aby byl zajištěn návrat do tábora beze ztrát, vedoucí stanovili čas (ve dvě hodiny odpoledne) bez ohledu na to, jak blízko je skupina k vrcholu. Souhlasit, že se vrátíme o dva kroky zpět od cíle, vyžaduje obrovskou disciplínu. Jedním z těch, kteří nesplnili harmonogram a byli nuceni se vrátit, byl sólolezec Goran Krupp. Tento 29letý Švéd ujel na kole 8000 XNUMX mil ze Stockholmu do Káthmándú a byl nucen se vrátit jen tisíc stop od vrcholu. A kolik lidí zemřelo kvůli odmítnutí dodržovat plán výstupu! Jak řekl jeden z horolezců: „. Mít cíl, každý může vylézt na horu.

Celý problém je dostat se dolů živý.”

Rizika spojená s plněním harmonogramu práce

Použití časových rezerv. Když někteří manažeři vidí, že se síť zpomaluje, přestanou se starat o dokončení práce včas – proč si dělat starosti, když mají ještě 10 dní k dispozici. Bohužel někdy může být tato časová rezerva potřebná pro jinou činnost, která bude zahájena později, což ve výsledku zbude málo času nebo žádný čas, protože rezerva je již vyčerpána. Slack management může být vynikající metodou pro snížení rizika plánu. Pamatujte, že použití časové rezervy vede ke zpoždění začátku práce,

a tím se zvyšuje riziko pozdního dokončení projektu.

Řízení rizik plánu často zahrnuje oběti. Je ironií, že praktičtí manažeři některými svými rozhodnutími zvyšují riziko. Níže budou jako příklady uvažovány dvě situace.

Autoritářské lhůty. Ze zkušenosti víme, že termíny cca 80 % projektů jsou stanoveny autoritativně. To znamená, že někdo s pravomocí stanoví, že projekt nebo projektový milník musí být dokončen k určitému datu. Například silnice musí být dokončena do 1. ledna nebo videohra musí být připravena na vánoční výprodeje. Termín projektu je obvykle rozhodnutí shora dolů bez plánování zdola nahoru a podhodnocuje časový rámec skutečně potřebný k dokončení práce. V tomto případě bude pro dodržení zadaných termínů nutné dokončit práci rychleji a s vyššími náklady než při běžném přístupu. Tento přístup zvyšuje náklady, zvyšuje pravděpodobnost zpoždění práce a snižuje flexibilitu celého rozvrhového systému. Někdy je nutné dokončit práci v krátkém termínu (například je nutné vstoupit na trh rychleji, abychom předstihli konkurenty), ale téměř vždy v případech automobilů

Pokud jsou termíny stanoveny přesně stanoveným způsobem, zvyšuje se riziko zpoždění při dokončení práce a riziko vysokých nákladů. Otázka by proto měla být formulována takto: „Jsou taková rozhodnutí výsledkem špatného plánování, nebo je potřeba dokončit projekt v autoritářském termínu? »

Komprese projektových plánů. Někdy, přibližně uprostřed práce na projektu, je nutné zkrátit čas strávený na něm. Snížení času stráveného na projektu je dosaženo snížením jedné nebo více akcí (operací) v kritickém bodě. Zkrácení doby potřebné k dokončení pracovního balíčku vede ke zvýšení přímých nákladů. Kromě toho komprimace kritické cesty snižuje celkovou prodleva na jiných cestách nebo se více cest stane kritickými nebo téměř kritickými. Čím kritičtější nebo téměř kritické činnosti jsou, tím větší je riziko pozdního dokončení projektu. Některé plány vám mohou pomoci vyhnout se drahým procedurám. Některé plány lze například upravit, pokud provádíte operace paralelně nebo používáte opožděné vztahy start-to-start. Také využití nejkvalifikovanějších pracovníků na úkoly, které zahrnují největší riziko, může snížit možnost samotného rizika. Metody, jak takové situace zvládat, jsou popsány v kapitole 7.

Rizika nákladů jsou vážná a mají strašné důsledky. Většina těchto rizik je výsledkem chyb a opomenutí během plánování a technických výpočtů. Mohou se také zvýšit v důsledku rozhodnutí managementu. Některá nákladová rizika jsou popsána v této kapitole.

Závislost mezi časem a náklady. Existuje určitý vztah mezi časem a náklady, stejně jako technickými problémy a náklady. Pokud například vývoj vzorku procesu trvá o 50 % déle, než se původně odhadovalo, můžete očekávat zvýšení nákladů. Čas a náklady tedy na sobě závisí a zanedbání tohoto vztahu může vést k závažným chybám ve výpočtech nákladového rizika.

Rozhodnutí o peněžních tocích. Některá rozhodnutí o peněžních tocích mohou zvýšit plánová rizika. Například finanční analytici budou moci porovnat plán předčasného zahájení s plánem pozdního zahájení. Teoreticky dojdou k závěru, že pokud oddálí provedení transakcí, budou mít peníze v budoucnu větší hodnotu než nyní (může se zvýšit úrok). Nebo by se peníze daly použít jinde. S rostoucím rizikem snižování časových rezerv se přitom někdy nepočítá nebo se podceňuje. Kdykoli je to možné, je třeba se vyhnout použití harmonogramu k řešení problémů s peněžními toky, protože je třeba mít jasno ve zvýšených rizicích spojených s harmonogramem a skutečnosti, že pozdní plánování obvykle vede k vysokým nákladům.

Konečné předpovědi nákladů. Poměrně často, když je projekt hotový z 20 %, kladou si otázku: „Do jaké míry bude splněn odhad?

konec projektu? » Protože by přepočet všech nákladů zabral příliš mnoho času, používají se tři jednoduché způsoby odhadu nákladů na konci projektu.

Nejnebezpečnější je první a nejběžnější způsob, kdy se odhadované a skutečné náklady porovnávají v určitém okamžiku 30% dokončení. Pokud skutečné náklady překročí hodnotu zahrnutou ve smíchu o 4 %, dojdou k závěru, že všechny náklady překročí odhad o 4 %. ;

Jejda! naznačuje, že tomu tak není. Pokud projekt na začátku překročí rozpočet o 4 %, můžete očekávat, že po dokončení projektu překročí rozpočet o více než 4 %. Důvodem je, že pokud jsou výpočty pro určité datum o 4 % nižší, výpočty pro zbytek projektu pravděpodobně nebudou přesnější. Ve většině případů se překročení nákladů zvyšuje pouze s blížícím se dokončením projektu. Samozřejmě lze provést úpravy, ale to je extrémně obtížné a bude to vyžadovat velké úsilí managementu, aby zvrátilo proces rostoucích nákladů.

Jasnější a spolehlivější metodou je prognóza konečných nákladů projektu, která využívá koncept nákladů na terminál, jak je uvedeno v kapitole 12. Tento model používá index výrobních nákladů založený na dokončené práci k předpovědi nákladů na zbývající činnosti. . Náklady na zbývající činnosti plus skutečné náklady v jednom bodě předpovídají konečné náklady projektu po dokončení. Tento model bude také podrobněji popsán v kapitole 12, která hovoří o měření a hodnocení výkonu.

A konečně, někteří odborníci používají křivku kumulativních nákladů projektu k předpovědi konečných nákladů projektu a peněžních toků. Tento přístup využívá komplexní statistické výpočty (jako je nelineární regrese), které porovnávají odhady a skutečné náklady v daném bodě, aby byly známy náklady na dokončení projektu. Vzhledem ke své složitosti se tato metoda příliš nepoužívá. Metoda křivky se někdy používá ve velkých projektech jako jeden ze vstupních parametrů spolu s dalšími. Rizika prognóz nákladů využívajících tento model jsou vyšší než u dříve navrženého modelu využívajícího spolehlivější index výrobních nákladů (podrobnosti o metodách prognózování nákladů viz kapitola 12).

Rizika cenové ochrany. V projektech, které se dokončují dlouho, je nutné zajistit opatření pro případ změny ceny – obvykle zvýšení. Při kontrole cen byste se měli vyhnout použití jedné velké částky na pokrytí všech cenových rizik. Pokud je například inflace na úrovni 3 %, někteří manažeři přidají 3 % ke všem zdrojům použitým k dokončení projektu. Tento přístup neumožňuje řešit problém ochrany cen tam, kde je to nutné, a neumožňuje situaci sledovat a kontrolovat. Cenová rizika je třeba hodnotit bod po bodu. Některé nákupy a smlouvy zůstanou nezměněny po celou dobu životního cyklu projektu. Jiné se mohou změnit a tyto změny je třeba identifikovat a posoudit z hlediska jejich dopadu.

převleky. Tento přístup vyžaduje, aby byly v průběhu projektu k dispozici pohotovostní fondy.

Technická rizika jsou problematická a často mohou vést k uzavření projektu. Co se stane, když systém nebo proces nepřináší výsledky? Pohotovostní plány nebo záložní plány! 1 se používají v případech, kdy je možné něco předvídat nebo předvídat. Například společnost Carrier Transicold vyvíjela novou chladicí jednotku Fenios pro instalaci na návěsy nákladních automobilů. Tato nová jednotka používala zaoblené kovové lepené panely, což byla v té době pro Transicold nová technologie. Jeden z jejich konkurentů se navíc neúspěšně pokusil použít podobné kovové sloučeniny ve svých produktech. Projektový tým toužil po uvedení nové technologie do provozu, ale až na samém konci projektu se jim podařilo získat nové spolehlivé lepidlo, které jim umožnilo úspěšně dokončit práci. V průběhu práce byl tým připraven použít starou metodu výroby svařovaných panelů pro případ, že by nová metoda selhala. Pokud by byl použit tento pohotovostní plán, zvýšilo by to výrobní náklady, ale projekt by byl stejně dokončen včas.

Kromě překrývajících se strategií potřebují projektoví manažeři vyvinout metody pro rychlé posouzení, zda lze technické problémy vyřešit. Použití sofistikovaných CAD programů do značné míry vyřešilo konstrukční problémy. Smith a Reinertsen ve své knize Product Development in Half the Time zároveň tvrdí, že proces vytvoření něčeho a následného testování, jak to funguje, vypadá atd., nic nenahradí. Domnívají se, že oblasti s vysokým technickým rizikem musí být nejprve identifikovány, poté musí být vytvořeny modely nebo experimenty, aby se rizika co nejrychleji snížila. Identifikací a testováním klíčových technických problémů v rané fázi projektu můžete rychle určit, zda je projekt dokončen, a provést nezbytné úpravy a změny v procesu nebo v některých případech projekt uzavřít. Rozhodnutí o technických rizicích jsou obvykle přijímána společně zákazníkem a projektovým manažerem.

Každý cestovatel alespoň jednou zažil zpoždění letu – ať už šlo o špatné počasí, technické problémy s letadlem nebo jinou vyšší moc. To může být ohromující, zvláště pokud máte napjatý rozvrh nebo důležité plány. Každou situaci však lze obrátit ve svůj prospěch. O tom, co dělat, když má let zpoždění, jak toho využít a pobavit se, mluvil Roman Saulin, zakladatel skladovací služby Qeepl.

Olga Sabelníková
Redaktor obsahu Muži dnes
Diskutujte o tématu
Getty Images

Buďte připraveni na všechna překvapení a užijte si spontánní události – díky nim je cestování nezapomenutelné.

Přijeli jsme na letiště a dozvěděli jsme se, že let má zpoždění.

Sedět v čekárně není tím nejlepším místem pro zábavu a užitečné aktivity na letišti.
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

• Prozkoumejte letiště. Moderní velké uzly často představují celé oblasti s rozvinutou infrastrukturou. Například na letišti Schiphol v Amsterdamu je pobočka světoznámého národního muzea Nizozemska „Rijksmuseum“ – výstavní síň s uměleckými díly. A v Singapuru Changi můžete navštívit motýlí zahradu a zelené plochy s exotickými rostlinami. Kromě toho se v rekreačních oblastech často konají filmové projekce nebo hudební vystoupení. To vše vám pomůže zpříjemnit čekání na váš let.

• Vyzkoušejte místní kuchyni. I když jste se během své cesty nestihli plně seznámit s národní kuchyní, mnoho mezinárodních letišť poskytuje příležitost k objevování místních gastronomických tradic. Je to skvělá příležitost vyzkoušet nové chutě a pokrmy a zároveň se ponořit do kultury země těsně před odjezdem.

INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

• Navštivte salonek. I když nemáte oprávnění k bezplatnému přístupu do salonků, můžete si zakoupit jednodenní vstup a užít si klidnou atmosféru daleko od hlučných salonků. VIP prostory nabízejí pohodlné pohovky, nápoje a občerstvení zdarma, sprchy a rychlé Wi-Fi, což je obzvlášť příjemné při dlouhém čekání. Jsou také vybaveny pracovními a relaxačními místnostmi, kde si můžete v klidu číst nebo si i zdřímnout. A některé prémiové salonky nabízejí lázeňské služby, masážní křesla a minikina.

INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

• Vyberte si suvenýry. Na dovolené mnozí jednoduše nemají dostatek času na informovaný výběr suvenýrů. Ve spěchu kupují banální magnety nebo pohlednice, jen aby se „přihlásili“. Na letišti však máte možnost promyšleně vybrat dárky pro své blízké a vyhnout se klišé. Terminály často obsahují místní jedinečné značky, které odrážejí kulturu země nebo města. Najdete zde například rukodělné výrobky, přírodní kosmetiku, doplňky s národními motivy nebo místní delikatesy.

Legion Media
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

Předem si prosím ověřte podmínky letenky a informace na webu letecké společnosti. Budete tak přesně vědět, na co se můžete spolehnout. V závislosti na délce zpoždění vám může být nabídnuto jídlo, poukázky do kavárny a někdy i vrácení peněz.

Pamatujte, že máte nárok na kompenzaci za zpoždění letu.

Pokud se zpoždění protáhne přes noc a je způsobeno technickou poruchou letadla, nikoli povětrnostními podmínkami, máte nárok na ubytování v hotelu na náklady dopravce. Jakmile zjistíte změnu času odletu, okamžitě kontaktujte zástupce aerolinek – všechny podrobnosti a podmínky kompenzace je lepší zjistit předem.

INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

Pokud z nějakého důvodu dopravce nezajistil ubytování a stravu včas, uschovejte si všechny účtenky a šeky. Můžete je poskytnout později, abyste pokryli všechny náklady.

O zpoždění letu jsme se dozvěděli prostřednictvím SMS upozornění, než jsme se dostali na letiště

Pokud jste se ještě nedostali na letiště a už víte, že váš let byl zpožděn, nemějte obavy. Berte to jako příležitost strávit na dovolené ještě pár hodin a lépe poznat město. Buďte připraveni na všechna překvapení a užijte si spontánní události – díky nim je cestování nezapomenutelné.

INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

Pamatujte na vše, co jste nestihli vidět nebo vyzkoušet. Možná je ve vašem okolí útulná kavárna, kam byste se rádi podívali? Projděte se místním trhem, dopřejte si tradiční pochoutky nebo se vydejte na své oblíbené místo na brunch. A pokud vaše duše touží po kulturním obohacení, klidně zajděte do muzea nebo na výstavu, kam jste se nedostali. Nebo prozkoumejte nové části města, které jsou obvykle mimo standardní turistické trasy.

lookstudio/freepik
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE
INZERCE – POKRAČOVÁNÍ NÍŽE

Hlavní je vyřešit problém se zavazadly. Abyste strávili den bez zbytečných potíží, měli byste se o své kufry postarat. Není třeba ztrácet čas cestováním do nádražní skříňky. Dnes můžete snadno najít dočasnou úschovnu zavazadel tak, že si ji zarezervujete online téměř v jakékoli oblasti. Je to pohodlné, rychlé a ekonomické ve srovnání s tradičními možnostmi. Vaše věci budou v bezpečí, zatímco si užijete další den ve městě.

Pamatujte, že jakmile budete informováni o zpoždění letu, je důležité mít svůj telefon po ruce. Aktualizujte stav letu v aplikaci letecké společnosti, zkontrolujte e-mail a SMS. Někdy se zpoždění může náhle zkrátit a pak je důležité mít dostatek času na návrat na letiště. Spočítejte si předem, kolik času budete potřebovat na cestu – v neznámém městě může být obtížné se orientovat, zvláště pokud je dopravní spojení špatné.

Při cestování dochází k vyšší moci a je důležité být na ně připraven. Znáte-li svá práva a možnosti, můžete každou nepředvídanou situaci proměnit v příjemné zpestření dovolené.