Jak správně vítat hosty?

Vyhlídky na další spolupráci do značné míry závisí na kvalitě přijetí v kanceláři. Jednání se konají mezi zdmi kanceláře, řeší se složité problémy a uzavírají obchody. Etiketa v kanceláři má mnoho jemností. Jednoduchá veřejná a nevyřčená pravidla jsou navržena tak, aby návštěvu kanceláře zpříjemnila, aby se člověk ve firmě cítil dobře a pomohla mu soustředit se na podnikání. Profesionální sekretářka nebo osobní asistent manažera by měl vytvářet atmosféru pohostinnosti a pohodlí.

Vyhlídky na další spolupráci do značné míry závisí na kvalitě přijetí v kanceláři. Jednání se konají mezi zdmi kanceláře, řeší se složité problémy a uzavírají obchody. Etiketa v kanceláři má mnoho jemností. Jednoduchá veřejná a nevyřčená pravidla jsou navržena tak, aby návštěvu kanceláře zpříjemnila, aby se člověk ve firmě cítil dobře a pomohla mu soustředit se na podnikání. Profesionální sekretářka nebo osobní asistent manažera by měl vytvářet atmosféru pohostinnosti a pohodlí.

Zapomeňte na „ahoj“: jak správně pozdravit návštěvníky

První dojem z firmy závisí na vzhledu, gestech a projevu sekretářky. Pamatujte, že ani sekretářka, ani asistent manažera nemají právo mít špatnou náladu. Vizitkou specialisty by měl být úsměv a pozitivita. Trpělivost a sebekontrolu je třeba zachovat i u obtížných a agresivních klientů.

Host by se měl cítit důležitý a připravený mu pomoci. Můžete použít hotové formuláře pozdravů s ohledem na kulturu obchodní komunikace vaší společnosti.

Odborníci na obchodní etiketu nedoporučují říkat slovo „ahoj“ kvůli jeho zdravotním důsledkům. Raději řekni dobrý den. Dávejte pozor na chronologické hranice.

Například fráze „Dobré ráno!“ Návštěvníky vítáme do 12:00. Od 12:00 do 17:00 je zvykem říkat: “Dobré odpoledne!” Po 17:00 – “Dobrý večer!” Zároveň by se měl sekretář zvednout od stolu. Ve stoje byste měli šéfa a každého důležitého hosta doprovodit z kanceláře. Neměli byste si s hostem potřást rukou, pokud mu návštěva nejprve nepotřásla rukou.

Některé organizace používají neformálnější a jednodušší pozdravy: „Ahoj! Jmenuji se Taťána, jak vám mohu pomoci? Ale to jsou zvláštní případy.

Když si ujasníte účel návštěvy, musíte dát hostu najevo, že ho rádi vidíte a návštěvu usnadňujete. Pokuste se vyhnout otázkám „stop“ (tabulka 1).

Tabulka 1. Jaké fráze mohou a nemohou být použity k pozdravu návštěvníků v kanceláři.

Jak mohu pomoci?

Jak tě mohu představit?

Jaký je účel Vaší návštěvy?

Byla nějaká dohoda o setkání?

o jakém problému to mluvíš?

Co potřebujete vědět o úředních hodinách

Dny a hodiny příjmu v organizaci jsou stanoveny v souladu s pracovním řádem vedoucího. Návštěvníci se musí předem domluvit a každému přidělit konkrétní čas.

Než host vstoupí do kanceláře, měl by sekretář nebo asistent telefonicky kontaktovat vedoucího, uvést příjmení, jméno, patronymii, pozici a hlas, podstatu problému. Pokud manažer nemůže hosta okamžitě přijmout, nabídněte nealkoholické nápoje, čaj, kávu.

Dvě skupiny návštěvníků: jak rozlišit žádoucí od nežádoucích

Pokud návštěvník s příchodem nesouhlasí, zdvořile ho požádejte, aby se představil a řekl mu o účelu návštěvy. Mimořádné jmenování je třeba dohodnout s vedoucím. Je důležité se ujistit, že v tuto chvíli neprobíhá žádná schůzka nebo vyjednávání.

Pamatujte, že pro manažera mohou být neschválení návštěvníci žádoucí nebo nežádoucí (tabulka 2).

Tabulka 2. Typy návštěvníků.

Stávající klienti a partneři v určitém okruhu problémů;

potenciální klienti a partneři na vysoké úrovni, se kterými musí manažer osobně komunikovat;

zaměstnanci kontrolních orgánů, se kterými musí vedoucí pracovník osobně komunikovat;

uchazeči, kteří přišli na pohovor.

Partneři a klienti, se kterými manažer z různých důvodů nechce mluvit;

zástupci kontrolních orgánů, se kterými mohou ostatní zaměstnanci komunikovat;

osoby, které nabízejí zbytečné služby;

lidé „na ulici“, kteří od firmy něco chtějí;

„ztracení“ lidé, kteří se do kanceláře dostali omylem.

Od nechtěných návštěvníků si můžete vzít vizitku, zapsat podstatu požadavku a slušně se rozloučit.

Jak komunikovat se svými „přáteli“

Zaměstnanci společnosti také potřebují mít schůzku se svým manažerem. Jsou zde blízcí asistenti, kteří mají právo volného přístupu. Musíte je poznat od vidění. Při komunikaci s jakýmkoli zaměstnancem podniku by měl tajemník dodržovat následující pravidla:

• neumožňovat známost, udržovat výhradně obchodní vztahy;
• pozorně naslouchejte problémům a stížnostem;
• oslovujte starší kolegy s respektem.

Přílišná emocionalita, rozhovory a drby se zaměstnanci nebudou pro sekretářku plusem. Važte a přemýšlejte o každém slovu.

Jak zorganizovat schůzku a jednání

Asistent manažera musí připravit seznam účastníků a postarat se o to, aby zasedací místnost měla vše potřebné:

• dostupnost pitné vody a jednorázových kelímků;
• kancelářské potřeby;
• dokumenty a brožury, které mohou být na schůzce potřeba.

Při jednání v zasedací místnosti stojí za to nabídnout nápoje: čaj nebo kávu.

Klienty nemůžete nechat bez dozoru ani po skončení schůzky. Hosté musí být odkázáni ve stoje. Připomeňte jim, kde je skříň a zeptejte se, jestli se vám všechno líbilo. Nádobí by mělo být odstraněno ze zasedací místnosti nebo kanceláře vedoucího až poté, co host odejde.

Doporučené

V rámci kurzu studenti získají kompletní informace o organizaci práce s dokumenty, aktuálních požadavcích na přípravu a vyřízení dokumentů řízení, administrativní podpoře manažera a administrativních a ekonomických službách pro organizaci.

Viz též:

• Jak uspět v hybridní práci: Tři kvality vůdce ve věku změn
• Jak vypočítat pojistné a daň z příjmu fyzických osob pro zahraniční pracovníky s patentem a povolením k přechodnému pobytu
• Jak uzavřít pracovní smlouvu se zahraničním pracovníkem v roce 2020: dokumenty a kvóty

Přihlaste se k odběru, ať vám neuniknou zajímavé akce a dostanete dárek poštou!

Budete si moci vybrat pouze témata, která jsou pro vás relevantní.